معمولا در سیستم های حسابداری برای کاهش اشتباه در ثبت معاملات در دفتر روزنامه و صدور اجازه برای معاملات در دفتر روزنامه از برگه حسابداری (سند) استفاده می شود و اطلاعات مربوط به معاملات و رویدادهای مالی از روی اسناد و مدارک اولیه (اسناد و مدارک مثبته) مانند فاکتور؛ رسید و پرداخت وجوه و قبوض آب و برق در دفتر روزنامه ثبت نمی شود بلکه اطلاعات مربوط به معامله ابتدا روی اسناد و مدارک اولیه یا سند حسابداری نوشته شده و پس از اینکه این برگه (سند) به امضاء مقام مجاز رسید ( مدیرعامل؛ مدیرمالی؛رئیس حسابداری) این برگه ملاک ثبت در دفتر روزنامه می شود.